تحية طيبة ،
تحدثنا سابقا عن المهارات التي يكتسبها الإنسان في الحياة و لجعل التعامل معها أكثر سهولة ، و ترتيب حياته للحصول على أفضل النتائج و تخطي المنغصات و المعوقات بطرق ذكية تفضي الى الوصول الى اهدافه.
من تلك المهارات هي مهارة إدارة الوقت ، وهي مهارة تندرج تحت إدارة الذات وتعنى بالتركيز على الإستخدام الأمثل والصحيح للوقت في إنجاز المهام والأعمال بشكل منظم وفعال ، وتحقيق الاهداف بأفضل الوسائل وأقل التكاليف، وتستدعي هذه المهارة استثمار الطاقات والامكانيات المتاحة لك كفرد أو كمؤسسة.
يقول بشير الرشيدي " إن تحديد الأهداف هو المبدأ الجوهري في إدارة الوقت " ، وهذا يعني أن اول خطوة للنجاح في تنظيم وقتك هو معرفة وتحديد الأهداف بطرق و أسس صحيحة وسليمة ، وهو أمر مهم فلا يمكن على أي حال تنظيم أمر ما دون معرفة صورته النهائية أو القالب النهائي للهدف المراد تحقيقه من تنظيم الوقت ، و الغاية أخيرا هي أن يحقق الفرد حاجاته وفق مفاهيم المسؤولية والواقعية والصواب. ويضيف بشير الرشيدي بوجود ممارسات تتضح من خلالها مهارة إدارة الوقت من منظور التعامل مع الذات تشمل :
- وضع أجندة أولويات للأنشطة التي يتعين القيام بها .
- أداء الأعمال و إنجاز المهام التي تحقق الإشباع " اي الاكتفاء الذاتي".
- إحداث التوازن بين أنشطة الفرد و أنشطة الآخرين .
- تركيز النشاط والجهد في الأهداف ذات الأرتباط المباشر بالإشباع.
- عدم تضييع الوقت في الأنشطة غير المهمة.
وحتى نلخص مهارة الوقت فيما يهم القاريء الكريم ، تتمركز هذه المهارة على ثلاثة محاور رئيسية :
أ - التخطيط وهو الاستخدام الأمثل للموارد والامكانيات المتاحة في وقت محدد ويتضمن ممارسات منها :
* تحديد الاولويات للنشاطات.
* إنجاز المهام التي توفر الجهد والوقت مستقبلا.
* تحديد نطاق زمني لكل من تلك الأنشطة.
* إنشاء جدول مرن لمراعاة تطور الخطط مستقبلا من ظروف متغيرةاو احداث طارئة قد تطرء
ب- الانضباط وهو عادات الانضباط الذاتي وتطوير العادات الجيدة للعمل ويتضمن الممارسات التالية :
* لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد
* الابتعاد عن مصادرالتشويش والمقاطعات كالمكالمات الهاتفية والزيارات المفاجئة على حساب نشاطك من دراسة و عمل او حتى راحتك.
* تمسك بالأسس و أوجز خصوصا في المجال العملي فالكثير من المدراء والموظفين يهدرون الوقت في التفاصيل غير الضرورية في حديثهم او كتابتهم
ج- التنظيم وهو الانجاز بعناية للمهام ، وتنظيم مراحلها ، وطرق و أدوات إنجازها ، والعمل على جدولة تلك الفعاليات والتي تكفل إنجاز المهام والعمل ولها بعض الممارسات مثل :
* دمج النشاطات والفعاليات.
* توزيع الادوار والمسؤوليات بشكل عادل ومنصف كل في اختصاصه وامكانياته.
* تركيز الجهد على المهام والمهارات الرئيسية كلما أمكن.
* حصر المشكلات والانشطة التي تأخذ وقتا و تكون ذات أهمية أقل.
ومن خلال النشاط التالي " والذي أقتبسته من دراستي الأكاديمية " بامكانك تقييم نفسك و مستوى معرفتك بإداراة الوقت ونقاط الضعف التي تستدعي منك العمل عليها حتى تستطيع أتقان هذه المهارة .
أجب بما يلي ب " أفعل ذلك معظم الوقت " او " افعل ذلك بشكل نادر " :
1- قبل أن تقوم بوضع خطة، هل تقرر بالضبط الهدف الذي يجب تحقيقه؟
2- هل تركز بشكل مطلق على الأهداف طويلة الأجل؟
3- هل تضع في اعتبارك فترات الإرتفاع و الإنخفاض الموسمية عند استقراء البيانات من أجل التنبؤ بالمستقبل؟
4- هل تدقق في جدوى الهدف وموعد إنجازه قبل ان تقبل به ؟
5- هل تقول (نعم) عندما تعرض عليك مهمة ما فورا، بغض النظر عن التزاماتك الأخرى؟
6- هل تضيف وقتااحتياطيا عند تقدير موعد اتمام العمل؟
7- هل تضع الأهداف في منزلة أعلى قليلا في كل وقت يتكرر فيه العمل حتى يمكنك إظهار تحسن مستمر؟
8- هل تعد جدول أعمال يومي للأعمال التي ستنجز أولوياتها؟
9- هل ترتب برنامجك حيث لاتكون هناك حاجة لتقويم مكتب أو دفتر مواعيد؟
10- هل تضيف عامل الوقت، مثل تاريخ إتمام العمل أو الموعد الأخير الى الأهداف التي تضعها ؟
11- هل تصل الى مكان عملك مبكرا بحوالي نصف ساعه؟
12-هل تضحي بمواعيد الإنجاز الأقل شأنا لمصلحة المواعيد الاكثر أهمية؟
13-هل تختبر مدى جاهزية مصادرك قبل الشروع في النشاط؟
14- هل تضع التخطيط في مرتبة أعلى على قائمة أولوياتك اليومية قبل مهامكالروتينية والنظامية؟
15-هل تزيل وقت الكسل من برنامج عملك؟
طريقة التحليل كالتالي :
أعطي درجة لاجابتك ب " افعل ذلك معظم الوقت " للممارسات 1،3،4،6،8،10،11،12،13
اعطي درجة لاجابتك ب " افعل ذلك بشكل نادر " للممارسات 2،5،7،9،14،15
اذا كان مجموع درجاتك :
13- 15 أنت متميز في إداراة الوقت
10 - 12 أنت تهمل من فترة لأخرى في تنفيذ أعمالك في اوقاتها المقررة
أقل من 10 انت من الاشخاص الذين لا يحبذ الآخرون الاعتماد عليهم في تنفيذ التزاماتهم
النشاط السابق ايا كانت نتيجته هو لتقييمك الشخصي ، و معرفة مستواك في تنظيم الوقت وإداراته والعمل على تدارك نقاط الضعف في تنفيذه والعمل به، وكأي امر أخر في الحياة نحتاج لتطوير أنفسنا والعمل جاهدين على تحسين مستوى مهاراتنا لمواجهة معترك الحياة اليومية .
و أخيراً فالوقت مهم جدا للإنسان فهو امر لا يعود إذا فات وعليه أن يستغل و يوظف كل دقيقة بما يعود له بالفائدة لنفسه او عمله ومجتمعه ، واتقان إداراة الوقت هو مجرد وسيلة أخرى في الطريق لحياة أفضل وتحقيق الاهداف المرجوة والمأمولة ، في نطاق زمني محدد ، وهو محور لا يتجزء من عدة مهارات أخرى نتحدث عنها في تدوينة لاحقة إن شاء الكريم .
تحدثنا سابقا عن المهارات التي يكتسبها الإنسان في الحياة و لجعل التعامل معها أكثر سهولة ، و ترتيب حياته للحصول على أفضل النتائج و تخطي المنغصات و المعوقات بطرق ذكية تفضي الى الوصول الى اهدافه.
من تلك المهارات هي مهارة إدارة الوقت ، وهي مهارة تندرج تحت إدارة الذات وتعنى بالتركيز على الإستخدام الأمثل والصحيح للوقت في إنجاز المهام والأعمال بشكل منظم وفعال ، وتحقيق الاهداف بأفضل الوسائل وأقل التكاليف، وتستدعي هذه المهارة استثمار الطاقات والامكانيات المتاحة لك كفرد أو كمؤسسة.
يقول بشير الرشيدي " إن تحديد الأهداف هو المبدأ الجوهري في إدارة الوقت " ، وهذا يعني أن اول خطوة للنجاح في تنظيم وقتك هو معرفة وتحديد الأهداف بطرق و أسس صحيحة وسليمة ، وهو أمر مهم فلا يمكن على أي حال تنظيم أمر ما دون معرفة صورته النهائية أو القالب النهائي للهدف المراد تحقيقه من تنظيم الوقت ، و الغاية أخيرا هي أن يحقق الفرد حاجاته وفق مفاهيم المسؤولية والواقعية والصواب. ويضيف بشير الرشيدي بوجود ممارسات تتضح من خلالها مهارة إدارة الوقت من منظور التعامل مع الذات تشمل :
- وضع أجندة أولويات للأنشطة التي يتعين القيام بها .
- أداء الأعمال و إنجاز المهام التي تحقق الإشباع " اي الاكتفاء الذاتي".
- إحداث التوازن بين أنشطة الفرد و أنشطة الآخرين .
- تركيز النشاط والجهد في الأهداف ذات الأرتباط المباشر بالإشباع.
- عدم تضييع الوقت في الأنشطة غير المهمة.
وحتى نلخص مهارة الوقت فيما يهم القاريء الكريم ، تتمركز هذه المهارة على ثلاثة محاور رئيسية :
أ - التخطيط وهو الاستخدام الأمثل للموارد والامكانيات المتاحة في وقت محدد ويتضمن ممارسات منها :
* تحديد الاولويات للنشاطات.
* إنجاز المهام التي توفر الجهد والوقت مستقبلا.
* تحديد نطاق زمني لكل من تلك الأنشطة.
* إنشاء جدول مرن لمراعاة تطور الخطط مستقبلا من ظروف متغيرةاو احداث طارئة قد تطرء
ب- الانضباط وهو عادات الانضباط الذاتي وتطوير العادات الجيدة للعمل ويتضمن الممارسات التالية :
* لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد
* الابتعاد عن مصادرالتشويش والمقاطعات كالمكالمات الهاتفية والزيارات المفاجئة على حساب نشاطك من دراسة و عمل او حتى راحتك.
* تمسك بالأسس و أوجز خصوصا في المجال العملي فالكثير من المدراء والموظفين يهدرون الوقت في التفاصيل غير الضرورية في حديثهم او كتابتهم
ج- التنظيم وهو الانجاز بعناية للمهام ، وتنظيم مراحلها ، وطرق و أدوات إنجازها ، والعمل على جدولة تلك الفعاليات والتي تكفل إنجاز المهام والعمل ولها بعض الممارسات مثل :
* دمج النشاطات والفعاليات.
* توزيع الادوار والمسؤوليات بشكل عادل ومنصف كل في اختصاصه وامكانياته.
* تركيز الجهد على المهام والمهارات الرئيسية كلما أمكن.
* حصر المشكلات والانشطة التي تأخذ وقتا و تكون ذات أهمية أقل.
ومن خلال النشاط التالي " والذي أقتبسته من دراستي الأكاديمية " بامكانك تقييم نفسك و مستوى معرفتك بإداراة الوقت ونقاط الضعف التي تستدعي منك العمل عليها حتى تستطيع أتقان هذه المهارة .
أجب بما يلي ب " أفعل ذلك معظم الوقت " او " افعل ذلك بشكل نادر " :
1- قبل أن تقوم بوضع خطة، هل تقرر بالضبط الهدف الذي يجب تحقيقه؟
2- هل تركز بشكل مطلق على الأهداف طويلة الأجل؟
3- هل تضع في اعتبارك فترات الإرتفاع و الإنخفاض الموسمية عند استقراء البيانات من أجل التنبؤ بالمستقبل؟
4- هل تدقق في جدوى الهدف وموعد إنجازه قبل ان تقبل به ؟
5- هل تقول (نعم) عندما تعرض عليك مهمة ما فورا، بغض النظر عن التزاماتك الأخرى؟
6- هل تضيف وقتااحتياطيا عند تقدير موعد اتمام العمل؟
7- هل تضع الأهداف في منزلة أعلى قليلا في كل وقت يتكرر فيه العمل حتى يمكنك إظهار تحسن مستمر؟
8- هل تعد جدول أعمال يومي للأعمال التي ستنجز أولوياتها؟
9- هل ترتب برنامجك حيث لاتكون هناك حاجة لتقويم مكتب أو دفتر مواعيد؟
10- هل تضيف عامل الوقت، مثل تاريخ إتمام العمل أو الموعد الأخير الى الأهداف التي تضعها ؟
11- هل تصل الى مكان عملك مبكرا بحوالي نصف ساعه؟
12-هل تضحي بمواعيد الإنجاز الأقل شأنا لمصلحة المواعيد الاكثر أهمية؟
13-هل تختبر مدى جاهزية مصادرك قبل الشروع في النشاط؟
14- هل تضع التخطيط في مرتبة أعلى على قائمة أولوياتك اليومية قبل مهامكالروتينية والنظامية؟
15-هل تزيل وقت الكسل من برنامج عملك؟
طريقة التحليل كالتالي :
أعطي درجة لاجابتك ب " افعل ذلك معظم الوقت " للممارسات 1،3،4،6،8،10،11،12،13
اعطي درجة لاجابتك ب " افعل ذلك بشكل نادر " للممارسات 2،5،7،9،14،15
اذا كان مجموع درجاتك :
13- 15 أنت متميز في إداراة الوقت
10 - 12 أنت تهمل من فترة لأخرى في تنفيذ أعمالك في اوقاتها المقررة
أقل من 10 انت من الاشخاص الذين لا يحبذ الآخرون الاعتماد عليهم في تنفيذ التزاماتهم
النشاط السابق ايا كانت نتيجته هو لتقييمك الشخصي ، و معرفة مستواك في تنظيم الوقت وإداراته والعمل على تدارك نقاط الضعف في تنفيذه والعمل به، وكأي امر أخر في الحياة نحتاج لتطوير أنفسنا والعمل جاهدين على تحسين مستوى مهاراتنا لمواجهة معترك الحياة اليومية .
و أخيراً فالوقت مهم جدا للإنسان فهو امر لا يعود إذا فات وعليه أن يستغل و يوظف كل دقيقة بما يعود له بالفائدة لنفسه او عمله ومجتمعه ، واتقان إداراة الوقت هو مجرد وسيلة أخرى في الطريق لحياة أفضل وتحقيق الاهداف المرجوة والمأمولة ، في نطاق زمني محدد ، وهو محور لا يتجزء من عدة مهارات أخرى نتحدث عنها في تدوينة لاحقة إن شاء الكريم .
