تحية طيبة ،،
في تنظيم الوقت وضمان جودة المخرجات في أي عمل تقوم به،العديد من التقنيات و المهارات ، والتي تعتمد على المعطيات و المدخلات.ومن تلك التقنيات هو ما يسمى بمصفوفة آيزنهاور أو" The Eisenhower Matrix ".
يقول دويت آيزنهاور " أكثر القرارت المستعجلة قلما تكون ذات أهمية " ، وهذا التصريح هو عالم بحد ذاته ، ويعتبر أحد أهم المهارات في الإدارة ، سنتعلم مع هذه المصفوفة كيفية التفريق بين ما هو مهم و بين ما هو مستعجل. فعادة ما نهتم بما هو " مهم ومستعجل " و هي تلك الأمور التي ينبغي الإنتهاء منها في الحال. اسأل نفسك متى سأهتم بالأمور المهمه غير المستعجلة ؟ متى سأتعامل معها وانتهي منها قبل أنت تصبح مستعجلة ؟ يعتبر هذا التفكير هو تفكير استراتيجي واتخاذ القرارات على المدى البعيد.
ما هي مصفوفة آيزنهاور ؟
1- هل هذه المهمه مستعجلة ؟
2 هل هذه المهمه ضرورية ؟
السؤالان أعلاه يساعدانك كثيرا في تحديد أولوياتك و تنظيم مهامك والوقت و هذا ما تقوم عليه المصفوفه وطريقة العمل بها. إن المهام التي نتحدث عنها هنا لا تقتصر فقط على المكاتب و الشركات ، بل في كل نشاطتنا حتى داخل البيت و في التعليم و المجتمع حولنا.
1- هل هذه المهمه مستعجلة ؟
2 هل هذه المهمه ضرورية ؟
السؤالان أعلاه يساعدانك كثيرا في تحديد أولوياتك و تنظيم مهامك والوقت و هذا ما تقوم عليه المصفوفه وطريقة العمل بها. إن المهام التي نتحدث عنها هنا لا تقتصر فقط على المكاتب و الشركات ، بل في كل نشاطتنا حتى داخل البيت و في التعليم و المجتمع حولنا.
أنظر إلى الشكل أدناه :
في الربع I : توضع هنا المهام التي أجبت على السؤالين فيها بنعم ،وهي للأشياء الضرورية والمستعجله ويجب اتخاذ إجراء فوري تجاهها.
في الربع II : توضع هنا المهام الغير مستعجلة " بعد " و لكنها ضرورية ، وهي المهام التي تكون متقدما فيها ولديك الوقت لإجرائها ، ولكن لا تهملها حتى لا تصبح في الربع I.
في الربع III : هنا نضع الأمور المستعجله ولكنها لا تشكل أهمية كبرى ، و لا تستحق انتباهك الكامل ، ولكنها تستوجب التدخل الفوري و حلها.
في الربع IV : هنا نضع الامور التي لا تشكل أهمية و ليست مستعجلة ، عليك وضع هذه الامور جانبا و إهمالها فلا ضرر منها .
كيف استفيد من المصفوفة ؟
ببساطة اطبع الشكل اعلاه مع تفريغ محتوياته ، و ابدء في تصنيف مهامك حسب السؤالين : هل هو ضروري ؟ هل هو مستعجل ؟ ، وضعها في الربع المناسب . كن دوما مهتما بانهاء الربع II و إهمال الربع IV فانهاء الأمور المهمه قبل أن تصبح مستعجلة هو أمر إيجابي و ابعاد فرضية التراكم في المهام و ازدحام الربع I .
و كل عام و أنتم بخير ...
في الربع II : توضع هنا المهام الغير مستعجلة " بعد " و لكنها ضرورية ، وهي المهام التي تكون متقدما فيها ولديك الوقت لإجرائها ، ولكن لا تهملها حتى لا تصبح في الربع I.
في الربع III : هنا نضع الأمور المستعجله ولكنها لا تشكل أهمية كبرى ، و لا تستحق انتباهك الكامل ، ولكنها تستوجب التدخل الفوري و حلها.
في الربع IV : هنا نضع الامور التي لا تشكل أهمية و ليست مستعجلة ، عليك وضع هذه الامور جانبا و إهمالها فلا ضرر منها .
كيف استفيد من المصفوفة ؟
ببساطة اطبع الشكل اعلاه مع تفريغ محتوياته ، و ابدء في تصنيف مهامك حسب السؤالين : هل هو ضروري ؟ هل هو مستعجل ؟ ، وضعها في الربع المناسب . كن دوما مهتما بانهاء الربع II و إهمال الربع IV فانهاء الأمور المهمه قبل أن تصبح مستعجلة هو أمر إيجابي و ابعاد فرضية التراكم في المهام و ازدحام الربع I .
و كل عام و أنتم بخير ...
-
